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Keinen Plan im Datenschutz? Klären Sie Ihr Management auf!

Keinen Plan im Datenschutz? Klären Sie Ihr Management auf! © fotolia, kasto

Wie auch immer Ihre Unternehmensleitung zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen mag – eines ist offensichtlich: Die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen haben Einfluss auf die Unternehmenskultur. Fehlt den Entscheidern das erforderliche Datenschutzwissen, führt der Wandel zu Verunsicherung und Planlosigkeit. Steuern Sie dagegen und machen Sie das Management schlau!

Über den Autor

Mehr als 12 Jahre Berufserfahrung als Vollzeit-Datenschützer im Unternehmen. Darüber hinaus ist er seit vielen Jahren als Chefredakteur von "Datenschutz aktuell" tätig und zeigt seinen Lesern wie sich Datenschutz pragmatisch umsetzen lässt.

Wie auch immer Ihre Unternehmensleitung zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stehen mag – eines ist offensichtlich: Die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen haben Einfluss auf die Unternehmenskultur. Fehlt den Entscheidern das erforderliche Datenschutzwissen, führt der Wandel zu Verunsicherung und Planlosigkeit. Steuern Sie dagegen und machen Sie das Management schlau!

Das Positive im Fokus

Zugegeben: Die neue Gesetzeslage im Datenschutzrecht ist ein tiefer Einschnitt, der auf den ersten Blick nur zusätzliche Arbeit bedeutet. Doch Sie wissen: Auch wenn die Herausforderungen groß sind, ergeben sich ganz neue Chancen, von denen Ihr Unternehmen profitieren kann. Aber das passiert nicht von allein. Dafür brauchen Sie Unterstützung „von oben“, sprich den Entscheidungsträgern im Unternehmen. Räumen Sie mithilfe der folgenden fünf Punkte Missverständnisse und Unsicherheiten aus dem Weg und machen Sie Manager und Führungskräfte in Ihrem Unternehmen zu Mitstreitern für den Datenschutz.

Punkt 1: Richtung definieren

Bevor Sie Ihr Projekt „Management schlau machen“ in Angriff nehmen und sich um die Details kümmern, müssen Sie die Richtung bestimmen. Gleich vorweg: Das Ziel, Wissen zum Thema Datenschutz zu vermitteln, ist zwar im Großen und Ganzen richtig, aber als Ausgangspunkt nicht unbedingt zielführend. Gehen Sie besser noch einen Schritt zurück und öffnen Sie den Blick für das große Ganze: Primär wollen Sie erreichen, dass die Manager und Führungsverantwortlichen beim Thema Datenschutz mit Ihnen an einem Strang ziehen. Das kann nur klappen, wenn Sie es schaffen, das Thema mit positiven Gedanken zu verknüpfen und zur Selbstverständlichkeit werden zu lassen.

Punkt 2: Zielgruppe verstehen

Datenschutzschulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen durchzuführen, gehört zu Ihrem Job als Datenschutzbeauftragter. Ob Sie bei der Wissensvermittlung erfolgreich sind, hängt maßgeblich davon ab, wie gut Sie sich auf die jeweilige Zielgruppe einstellen – denn jede Zielgruppe tickt anders und hat unterschiedliche Bedürfnisse. Führungsverantwortliche und Manager erfordern sicherlich besonderes Feingefühl. Ihre Interessenlage ist eine andere als die der restlichen Mitarbeiter im Unternehmen. Besonders wichtig ist es, sich in deren spezifische Interessenlage einzufühlen.

Unterscheiden Sie dabei auch zwischen den verschiedenen Führungsebenen. So sind die Interessenlage und der Leidensdruck des mittleren Managements sicherlich anders gelagert als die des Top-Managements oder gar des Vorstandes. Stellen Sie sich stets die Frage, was die jeweilige Zielgruppe antreibt, welche Interessen im Vordergrund stehen und welche Befindlichkeiten zu beachten sind. Beziehen Sie in Ihre Überlegung auch weitere Aspekte ein, wie z. B. die speziellen Herausforderungen der Branche, in der Ihr Unternehmen aktiv ist, die Unternehmensstrategie, die Unternehmensziele usw.

Punkt 3: Materialien vorbereiten

Haben Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe definiert und die Besonderheiten herausgearbeitet, stimmen Sie im nächsten Schritt die Inhalte auf die Ergebnisse Ihrer Analyse ab. Stellen Sie dazu die Themen zusammen, die speziell für die Zielgruppe relevant sind. Hier gilt die Faustregel: Weniger ist mehr. Denn Zeit und Aufmerksamkeitsspanne sind begrenzt. Vor allem bei Führungsverantwortlichen müssen Sie besonderes Fingerspitzengefühl beweisen. Stellen Sie sich darauf ein, in erster Linie Unsicherheiten und Vorurteile aus dem Weg zu räumen. Beweisen Sie durch eine messerscharfe Auswahl der Themen, dass Datenschutz weder langweilig noch für die Führungsebene irrelevant ist, sondern über Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens mitentscheidet – seit Anwendung der DSGVO sicherlich mehr denn je.

Punkt 4: Dialog gestalten

Gestalten Sie den Termin als einseitigen Vortrag, läuft er mit Sicherheit ins Leere. Kreieren Sie einen Dialog. Das signalisiert Ihren Gesprächspartnern Wertschätzung und nimmt der Wissensvermittlung den schulischen Charakter. Ein aktiver Austausch fördert den Lerneffekt im Vergleich zu einer reinen Frontalberieselung. Orientieren Sie sich bei der Vorbereitung des Dialogs an der Frage, welche Bilder Sie im Kopf erzeugen wollen. Bereiten Sie sich darauf vor, dass Ihnen von manchen Teilnehmern Desinteresse signalisiert wird. Halten Sie für diesen Fall besonders signifikante Praxisbeispiele aus dem Unternehmensumfeld bereit.

Der konkrete Bezug zum Unternehmen und damit die Relevanz für die Geschäftsprozesse fördern die Aufmerksamkeit und regen zur aktiven Teilnahme an. Und wenn jemand glaubt, besser über das Thema Datenschutz Bescheid zu wissen als Sie, dann bleiben Sie gelassen: Lassen Sie sich nicht auf fachliche Diskussionen ein. Signalisieren Sie, dass Sie den Wissensaustausch als bereichernd empfinden und den Erfahrungsaustausch schätzen – lenken Sie dann elegant das Gespräch wieder zurück in die geplanten Bahnen.

Punkt 5: Wissen vervielfältigen

Und zu guter Letzt: Nutzen Sie die vorhandenen Unternehmensstrukturen, um das Thema Datenschutz top down in alle Unternehmensbereiche zu tragen: Die Manager der mittleren Führungsebene sind die Schnittstelle zwischen Topmanagement und den einzelnen Mitarbeitern. Sie sind für die Rolle der Wissens-Multiplikatoren prädestiniert. Geben Sie den Führungskräften in regelmäßigen Abständen aktualisierte Schulungsmaterialen an die Hand, die es ihnen ermöglichen, selbstständig Schulungen bzw. Gesprächsrunden mit ihren Teams durchzuführen. Ziel ist es, dass ein steter Austausch zum Thema Datenschutz mit den Mitarbeitern zum festen Bestandteil der Führungsaufgabe wird.

Bildquelle: fotolia, Urheber: kasto

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