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Mit diesen Maßnahmen schulen Sie effektiv und kostenbewusst

Mit diesen Maßnahmen schulen Sie effektiv und kostenbewusst © fotolia, sdecoret

Papier ist geduldig. Auch das, auf dem die Regelungen zum Datenschutz stehen. Und mit der DSGVO kommen neue Regelungen hinzu. Für die Umsetzung der Vorschriften können nur die Beschäftigten selbst sorgen. Doch das setzt wiederum das notwendige Wissen zum Datenschutz voraus. Wie Sie dieses Wissen vermitteln, ohne die Kosten aus dem Blick zu verlieren, erreichen Sie mit den richtigen Maßnahmen!

Über den Autor

Mehr als 12 Jahre Berufserfahrung als Vollzeit-Datenschützer im Unternehmen. Darüber hinaus ist er seit vielen Jahren als Chefredakteur von "Datenschutz aktuell" tätig und zeigt seinen Lesern wie sich Datenschutz pragmatisch umsetzen lässt.

Papier ist geduldig. Auch das, auf dem die Regelungen zum Datenschutz stehen. Und mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind neue Regelungen hinzugekommen. Für die Umsetzung der Vorschriften können nur die Beschäftigten selbst sorgen. Doch das setzt wiederum das notwendige Wissen zum Datenschutz voraus. Wie Sie dieses Wissen vermitteln, ohne die Kosten aus dem Blick zu verlieren, erreichen Sie mit den richtigen Maßnahmen!

Der Mix macht’s

Die Regelungen und Prinzipien des Datenschutzes an den Mann und die Frau zu bringen ist zweifelsohne eine Herausforderung. Das Thema Datenschutz ist kein Selbstläufer, sondern ist in seiner Vielschichtigkeit oft äußerst erklärungsintensiv. Ziel Ihres Wissenstransfers ist daher zum einen, das Thema Datenschutz in den Köpfen der Beschäftigten zu verankern, indem Sie komplexe Zusammenhänge verständlich erläutern, ohne essenzielle Aspekte zu vernachlässigen. Und zum anderen, so viele Beschäftigte wie möglich mit Ihren Aktionen zu erreichen. Je bunter und vielfältiger der Mix an Methoden der Wissensvermittlung dabei ausfällt, desto weiter können Sie streuen – und das funktioniert auch, ohne dabei hohe Kosten zu verursachen, versprochen!

Es kommt ganz darauf an

Um den Kosten-Nutzen-Faktor verschiedener Methoden des Wissenstransfers zu prüfen und bewerten zu können, brauchen Sie den Überblick. Haben Sie dabei immer im Hinterkopf: Jedes Unternehmen tickt anders. Dementsprechend ist auch nicht jede Maßnahme gleichermaßen geeignet oder ungeeignet. Wägen Sie ab, welche Maßnahmen welche Vor- und Nachteile in Ihrem Unternehmen haben und inwieweit die Vorteile für Ihr Unternehmen überwiegen. Wichtig ist, dass sich die Art des Wissenstransfers stets an der Effizienz und Effektivität der Wissensvermittlung orientiert. Stellen Sie sich deshalb immer die Frage: Wird mit der Maßnahme auch wirklich die gewünschte Zielgruppe erreicht? Denn was nützt die vermeintlich kreativste Maßnahme, wenn sie unbemerkt verpufft? Und stehen dabei Kosten und Nutzen der Maßnahme in einem akzeptablen Verhältnis?

Best Practice: Erstellen Sie einfach und kostengünstig Ihre eigene Broschüre

Manchmal sind gerade die einfachen Dinge die effektivsten. Das werden Ihnen viele „alte Hasen“ unter den Datenschutzbeauftragten bestätigen, aber vielleicht kennen Sie das auch aus eigener Erfahrung. Wie wäre es mit einer Info-Broschüre, die Sie schnell unter die Mitarbeiter bringen können? So geht’s:

Schritt 1: Legen Sie Inhalte fest

Am Anfang steht die Frage nach dem Inhalt. Legen Sie fest, welches Thema bzw. Themen Sie mit Ihrer Broschüre vermitteln möchten. Je nachdem, welche Zielsetzung Sie bei der Wissensvermittlung verfolgen und welche Zielgruppe Sie ansprechen wollen, legen Sie die Inhalte vorab detailliert fest. Und denken Sie dabei immer daran: Weniger ist mehr.

Schritt 2: Achten Sie auf Leserfreundlichkeit und machen Sie Texte lesenswert

Um Ihre Broschüre attraktiv und leserfreundlich zu gestalten, vermeiden Sie Überfrachtung. Arbeiten Sie mit wenig Text. Achten Sie auf kurze Sätze. Es gilt die Faustregel: ein Gedanke, ein Satz. Verzichten Sie auf Schachtelsätze, lange Fließtexte und komplizierte Fachbegriffe. Zur optischen Auflockerung und besseren Lesbarkeit, verwenden Sie nach Möglichkeit Stichwörter und Aufzählungen.

Schritt 3: Sorgen Sie für die persönliche Note

Gewinnen Sie Vertreter der Unternehmensleitung für ein kurzes Vorwort oder ein Statement, das Sie in die Broschüre als Zitat aufnehmen können. Das unterstreicht den hohen Stellenwert des Themas Datenschutz für das Unternehmen und die Wertschätzung für die Beschäftigten. Außerdem sollten Sie als Datenschutzbeauftragter auch Gesicht zeigen und sich vielleicht mit einem Foto kurz den Lesern vorstellen. Gerade neue Mitarbeiter erreichen Sie so besonders gut.

Schritt 4: Wählen Sie das geeignete Layout

Keine Angst! Sie müssen kein professioneller Layouter sein, um Ihre Broschüre anschaulich zu gestalten. Sie brauchen für die Gestaltung keine Spezialsoftware. Nutzen Sie eine gängige Präsentationssoftware wie beispielsweise Microsoft PowerPoint. Öffnen Sie das Programm und wählen Sie ein DIN-A4-Format aus. Befüllen Sie die Seiten mit Ihrem Text, den Fotos und Schaubildern. Zur Gestaltung Ihrer Broschüre nutzen Sie beispielsweise folgende Formate:

  • Einfache Broschüre: Teilen Sie eine DIN-A4-Seite im Querformat. Sie erhalten vier Seiten. Sie können Vorderseite, Mittelteil und Rückseite befüllen. Dieses Format bietet viel Platz für Tipps und Informationen und findet gleichzeitig aufgrund des handlichen Formats auch Platz in jeder Tasche und Schublade.
  • Dreigeteilter Flyer: Sie nehmen eine DIN-A4-Seite und teilen sie in drei Spalten ein. So erhalten Sie inklusive Rückseite insgesamt sechs Spalten, die Sie gestalten und mit Inhalten befüllen können. Gefaltet machen solche Flyer optisch viel her, gerade wenn die erste Seite mit einem schönen Bild oder dem Unternehmenslogo versehen ist. Zu viel Text und lange Sätze finden hier keinen Platz.

Haben Sie Ihre Broschüre am PC fertiggestellt, drucken Sie sie im Anschluss mit einem Farbdrucker aus und speichern die Datei als PDF-Dokument. Die ausgedruckte Broschüre können Sie vor Ort verteilen, die PDF-Datei zum Download bereitstellen (z. B. im Intranet) oder per E-Mail versenden.

Schulungsmaßnahmen: Prüfen Sie, was zu Ihrem Unternehmen passt

Hier finden sie eine Auswahl an möglichen Schulungsmaßnahmen:

Schulungsmaßnahme 1: Präsenzschulung

Die Königsdisziplin der Schulungsmaßnahmen ist nach wie vor die Präsenzschulung. Hier wird der Lernstoff von Angesicht zu Angesicht vermittelt.

Vorteile von Präsenzschulungen

Die Präsenzschulung ermöglicht einen direkten Austausch zwischen dem Referenten und den Teilnehmern. Individuelle Fragen können Sie unverzüglich beantworten. Diskussionen im Plenum und Gruppenarbeiten sind möglich. Den Lernstoff können Sie lebendig und praxisnah vermitteln, was dazu führt, dass die Teilnehmer die Schulungsinhalte besser verinnerlichen. Die Lerninhalte können Sie flexibel an die Bedürfnisse und den Wissensstand der Gruppe anpassen.

Nachteile von Präsenzschulungen

Präsenzschulungen sind vergleichsweise kostenintensiv. Zu Buche schlagen sowohl die Miete für die Schulungsräume und Lernmaterialien, als auch Ihre Arbeitszeit als Datenschutzbeauftragter und unter Umständen Reisekosten inklusive Hotelübernachtung und Spesen. Zusätzlich ist der Aufwand für die Vorbereitung einer Präsenzschulung hoch: Z. B. müssen Sie Termine koordinieren, Einladungen verschicken, Handouts vorbereiten und drucken. Hinzu kommen die Planung und Organisation der An- und Abreise, die Verpflegung der Teilnehmer während der Veranstaltung usw.

Spartipp für Präsenzschulungen

Um Arbeitszeit, Reise-, Übernachtungs- und Mietkosten für Räumlichkeiten zu sparen, gibt es mehrere Möglichkeiten: Sind z. B. an verschiedenen Standorten Schulungen durchzuführen, können Sie vor Ort Kollegen als Referenten einsetzen. Gemäß dem Train- the-Trainer-Prinzip schulen Sie die betreffenden Kollegen mit dem Ziel, dass sie danach die Schulungen vor Ort selbst übernehmen können. Eine andere Möglichkeit, um Reisekosten zu sparen, ist, Ihre Schulungen per Videokonferenz durchzuführen oder, wenn Sie lieber selbst vor Ort schulen möchten, die Reise zu nutzen, um mehrere Termine miteinander zu verknüpfen und am Standort wahrzunehmen.

Schulungsmaßnahme 2: Flyer, Broschüren & Plakate

Im digitalen Zeitalter klingt die Idee, Botschaften auf Papier gedruckt zu verteilen, auf den ersten Blick altmodisch. Doch Printmedien haben gegenüber den digitalen Medien sehr wohl Vorteile zu bieten, die Sie nutzen können, um auf Ihr Thema Datenschutz im Unternehmen aufmerksam zu machen.

Vorteile von Flyern, Broschüren & Plakaten

Die Möglichkeiten, Flyer, Broschüren oder Plakate im Unternehmen zu verteilen, sind vielfältig. Ob in Pausenräumen, an Schwarzen Brettern, im Fahrstuhl, in der Kantine, in Drucker- und Kopier- räumen – überall dort, wo sich Menschen aufhalten oder vorbeikommen, besteht die Chance, mit einem Plakat ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Und auch der Kreativität sind bei der Gestaltung von Printmedien keine Grenzen gesetzt – ganz im Gegenteil: Durch eine kreative Idee können sachlich-informative Inhalte mit überraschenden Elementen, sogenannten „Eyecatchern“, verknüpft werden.

Nachteile von Flyern, Broschüren & Plakaten

Die Wahrnehmung ist äußerst kurz und der Streueffekt sehr groß. Im Unternehmen verteilte Flyer und verbreitete Plakate erreichen eine zufällige und heterogene Gruppe von Mitarbeitern. Die besondere Herausforderung ist daher, dass für alle Empfänger die Botschaft sofort verständlich ist und unmittelbar erfasst werden kann. Das heißt, Ihre Inhalte müssen kurz, prägnant und eindeutig kommuniziert werden, um den gewünschten Effekt zu erzielen.

Spartipp für Flyer, Broschüren & Plakate

Bevor Sie viel Zeit investieren, um sich den Kopf zu zerbrechen, wie Sie die Gestaltung und Umsetzung von Flyern & Co. anpacken sollen, wenden Sie sich an die Unternehmenskommunikation. Dort finden Sie Profis, die wissen, wie Sie Botschaften zielorientiert kommunizieren. Doch neben der inhaltlichen und textlichen Gestaltung können die Kollegen aus der Kommunikations- oder Marketingabteilung sicherlich auch Hilfestellung bei der Umsetzung des Layouts und Drucks leisten.

Schulungsmaßnahme 3: E-Learning

Beim E-Learning kommen digitale Medien wie Computer oder Internet zum Einsatz. Anhand von Lernmodulen können Sie auf unterschiedliche Art beliebig viele Datenschutzthemen vermitteln.

Vorteile von E-Learning

E-Learning zeichnet sich durch eine maximale Flexibilität für den Lernenden aus. So kann der Lernende völlig frei entscheiden, wann er welche Lerninhalte abruft und in welchem Tempo er – entsprechend seines individuellen Lernrhythmus’ – die Lernmodule absolviert. Das E-Learning kann weltweit eingesetzt werden und ist zeit-, orts- und sprachunabhängig nutzbar.

Nachteile von E-Learning

Soll das E-Learning individuell an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst gestaltet sein und vielleicht mehrere Sprachen enthalten, ist der Zeit- und Kostenaufwand hoch. E-Learnings „fertig von der Stange“ sind zumeist kostengünstiger, aber auch dementsprechend nur für die Vermittlung allgemeiner Inhalte sinnvoll. Inhaltliche Anpassungen der Lernmodule sind aufwendig: Stehen Änderungen an (wie z. B. durch die DSGVO), sind die Anpassungen der Lerninhalte (und Sprachen) des E-Learnings meistens mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Oft ist dafür die Beauftragung eines Dienstleisters erforderlich.

Spartipps bei E-Learning

Um hohe Kosten bei der Erstellung zu vermeiden, sollten Sie sehr genau prüfen, welches Angebot einen angemessenen Kosten-Nutzen-Faktor bietet. Planen Sie, das E-Learning international einzusetzen, ist es zumeist günstiger, wenn Sie auf eine Vertonung der Inhalte in verschiedenen Sprachen verzichten und stattdessen eine Untertitelung wählen. Prüfen Sie auch, ob Sie möglicherweise die Erstellung auf mehrere Kostenstellen aufteilen können, indem Sie sich beispielsweise mit der IT-Abteilung zusammentun. Schließlich stehen die Kollegen der IT-Abteilung in Sachen Mitarbeiterschulung zur IT-Sicherheit vor ähnlichen Herausforderungen wie Sie. Oder Sie beauftragen einen findigen Praktikanten oder Werkstudenten mit der Entwicklung eines E-Learnings – z. B. als Teil seiner Abschlussarbeit.

Bildquelle: fotolia, Urheber: sdecoret

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