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Verweigerte Verpflichtung zum Datenschutz?

Verweigerte Verpflichtung zum Datenschutz? © fotolia, Antonioguillem

FRAGE: Unsere Mitarbeiter haben wir seit jeher auf das Datengeheimnis aus § 5 des alten Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-alt) verpflichtet. Wir haben nun an die Mitarbeiter eine neue Verpflichtung zum Datenschutz verteilt und gebeten, diese bis Ende des Jahres unterschrieben an den Datenschutzbeauftragten zu senden. Nun zeigt sich jedoch, dass einige Mitarbeiter keine neue Verpflichtung unterschreiben wollen. Können wir die „Verweigerer“ zur Unterschrift zwingen?

Über den Autor

Mehr als 12 Jahre Berufserfahrung als Vollzeit-Datenschützer im Unternehmen. Darüber hinaus ist er seit vielen Jahren als Chefredakteur von "Datenschutz aktuell" tätig und zeigt seinen Lesern wie sich Datenschutz pragmatisch umsetzen lässt.

FRAGE: Unsere Mitarbeiter haben wir seit jeher auf das Datengeheimnis aus § 5 des alten Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-alt) verpflichtet. Wir haben nun an die Mitarbeiter eine neue Verpflichtung zum Datenschutz verteilt und gebeten, diese bis Ende des Jahres unterschrieben an den Datenschutzbeauftragten zu senden. Nun zeigt sich jedoch, dass einige Mitarbeiter keine neue Verpflichtung unterschreiben wollen. Teilweise wird damit argumentiert, dass man sich zu nichts verpflichten will. Wie sieht denn die Situation generell aus? Können wir die „Verweigerer“ zur Unterschrift zwingen? Kann ggf. sogar eine Abmahnung ausgesprochen werden?

ANTWORT: Beim Thema Verpflichtung von Mitarbeitern auf den Datenschutz spielen die folgenden Aspekte eine Rolle:

  1. Im Gegensatz zu Regelung in § 5 BDSG-alt gibt es in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und auch im neuen BDSG keine Festlegung für Unternehmen, die der bisherigen Vorschrift zum Datengeheimnis entspricht. Lediglich für Auftragsverarbeiter findet sich in Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchst. b DSGVO die Vorgabe, dass der Auftragsverarbeiter gewährleisten muss, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben.
  2. Allerdings wird von vielen Datenschützern weiterhin die Verpflichtung zur Vertraulichkeit eingefordert. Gestützt wird dies auf Art. 24 Abs. 1 DSGVO, wonach der Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen muss, um sicherzustellen und den Nachweis dafür erbringen zu können, dass die Verarbeitung gemäß der DSGVO erfolgt. Insofern kann eine Verpflichtung zur Vertraulichkeit und dazu, unbefugtes Verarbeiten zu unterlassen, als eine organisatorische Maßnahme angesehen werden. Oft wird diese in Form einer Verpflichtungserklärung umgesetzt, sprich, der Mitarbeiter soll ein Dokument unterzeichnen.
  3. Wie schon zu Zeiten des § 5 BDSG-alt existiert keine Regelung, wie eine Verpflichtung erfolgen muss. Wurden etwa früher Unterschriften verweigert, konnte man sich auch wie folgt behelfen: Einerseits konnte das Thema Datengeheimnis in eine Schulung eingebaut werden. Mit der Unterschrift auf der Teilnehmerliste wurde dann auch bestätigt, dass man über dieses Thema informiert wurde. Andererseits konnte man auch auf dem Dokument „Verpflichtungserklärung“ vermerken, dass die Unterschrift verweigert, der Mitarbeiter aber über den Inhalt mündlich belehrt wurde. Je nach Einzelfall konnte es sinnvoll sein, einen Zeugen hinzuzuziehen.
  4. Ob wegen einer verweigerten Unterschrift unter eine Verpflichtungserklärung eine Abmahnung möglich ist, lässt sich unterschiedlich beurteilen. Hier werden Sie wohl zunächst noch Aufklärungsarbeit leisten müssen. Genauer zu klären ist nämlich, warum die Unterschrift verweigert wird. Möglicherweise enthält die Erklärung auch Aspekte, die nicht in der Macht des Mitarbeiters liegen.
  5. Eine Abmahnung wäre dann zulässig, wenn ein Verstoß gegen den Arbeitsvertrag gegeben ist. Das muss im Einzelfall geprüft werden. Ein Verstoß kann gegeben sein, wenn etwa gegen eine zulässige Weisung im Sinne von § 106 Gewerbeordnung gehandelt wird. Ist jedoch eine Weisung unbillig (unzulässig), kann deren Umsetzung unter Umständen sogar verweigert werden. Was der Arbeitgeber zumindest machen kann, ist, eine Weisung mit dem Inhalt der Verpflichtungserklärung auszusprechen. An diese muss sich der Arbeitnehmer halten. Nur wenn unbillige Elemente enthalten wären, kann die Umsetzung verweigert werden. Allerdings ist auch hier einiges strittig. So z. B., ob auch eine unbillige Weisung bis zur arbeitsgerichtlichen Klärung befolgt werden muss.

Bildquelle: Fotolia_132767237

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