FAQ
Hier klären wir die häufigsten Fragen.
Vertriebsanfragen: Sie interessieren sich für die webbasierte Software TeachToProtect oder haben nur eine Frage? Dann sind Sie hier richtig. Die Kollegen helfen Ihnen gerne weiter. Bitte lassen Sie uns die folgenden Daten zukommen und unser Team meldet sich umgehend bei Ihnen. Gerne können Sie auch vorab einen Termin vereinbaren unter vertrieb@teachtoprotect.de oder +49 228 8205 7123.
Technische Fragen, Fehler oder Störungen: Hier finden Sie wichtige Hinweise und Infos rund um häufig gestellte technische Fragen. Sollte die Antwort auf Ihre Frage nicht dabei sein, können Sie uns gerne eine E-Mail mit Ihrem Anliegen an technik@teachtoprotect.de schreiben.
Inhaltliche Fragen, Anregungen oder Wünsche: Gerne stehen wir Ihnen für Ihre inhaltlichen Fragen, Anregungen und Wünsche zur Verfügung. Wenden Sie sich hierzu gerne per Mail an content@teachtoprotect.de.
Fragen zu Kundendaten, Rechnungsstellung oder Abonnement: Um Ihre Fragen rum um Ihre Kundendaten, Ihrer Rechnungsstellung oder Ihrem Abonnement beantworten zu können, wenden Sie sich per Mail an service@teachtoprotect.de.
1. Mitgliedschaft
1.1 Was ist in meiner Mitgliedschaft bei TeachToProtect enthalten?
TeachToProtect ist ein digitales Schulungs- und Unterweisungsportal für Datenschutz- und Arbeitssicherheitsbeauftragte in Deutschland. Kern des Portals sind Schulungs- und Unterweisungsmaterialien für spannende und schnell umsetzbare Präsenz- und Distanzschulungen und -unterweisungen von Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern.
Das Angebot beinhaltet PowerPoint-Präsentationen zu allgemeinen Themen (wie z.B. Basis Mitarbeiterschulungen oder die 10 wichtigsten Änderungen durch die DSGVO und die neuesten Arbeitsschutz-Standards), zielgruppenspezifische Präsentationen (wie z.B. eine Basisschulung oder für die Geschäftsführung, den Vertrieb, Sicherheitsfachkräfte oder den Betriebsrat), sowie themenspezifische Präsentationen (wie z.B. Präsentationen zur Auftragsverarbeitung). Die Präsentationen bieten hochwertigen und sorgfältig recherchierten Inhalt zur DSGVO und Arbeitsschutzmaßnahmen angereichert mit zusätzlichen Notizen für den Referenten (wie z.B. ergänzende Paragraphen, Hintergrundinformationen, Praxisbeispiele- und Fälle, zusätzliche nützliche Links sowie Präsentationstipps). Die Präsentationen sind hochwertig designt und lassen sich durch ein paar Klicks an das individuelle Design eines Unternehmens anpassen. Die Präsentationen werden als Download angeboten. Bei gesetzlichen Aktualisierungen oder Änderungen werden die Präsentationen zeitnah angepasst und die Mitglieder auf der Seite darüber informiert. Aktuell werden die Präsentationen in folgenden Formaten angeboten: 4:3, 16:9 und Broschürendruck.
Kürzere und längere Videos ergänzen die Schulungs- und Unterweisungsmaterialien: Sie können in eigene oder in Präsentationen von TeachToProtect eingebettet werden.
Für Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzte im Schichtbetrieb, in entlegen Filialen oder zur sinnvollen Ergänzung zu Präsenzschulungen und -unterweisungen, stellen wir über 50 E-Learning-Einheiten zur Verfügung. Zur Organisation nutzen die Kunden das Organisationstool, über das Sie Personengruppen hochladen und verwalten können. Sie wählen Schulungs- und Unterweisungsthemen und Mitarbeitergruppen aus, laden Ihre Mitarbeiter oder Kollegen zur E-Learning-Schulung ein und erhalten einen Nachweis darüber, dass die Mitarbeiter erfolgreich geschult wurden. Im Dashboard behalten sie den Überblick über alle geplanten und durchgeführten Schulungen und Unterweisungen im Bereich Arbeitssicherheit und Datenschutz. Im Nachweisarchiv werden alle Schulungen und Unterweisungen dokumentiert. Bei gesetzlichen Aktualisierungen oder Änderungen werden die Lerneinheiten zeitnah angepasst und die Mitglieder auf der Seite darüber informiert.
Ergänzt wird das Angebot durch zusätzliche Schulungs- und Unterweisungsmaterialien, wie zum Beispiel Feedbackbögen, Teilnehmerlisten, Urkunden und Wissenstests, zur organisatorischen Unterstützung der Schulungen und Unterweisungen.
Um auch dem Datenschutz-/Sicherheitsbeauftragten neben den Präsentationen, E-Learnings, Videos, Schulungs- und Unterweisungsmaterialien nützliche Informationen zur aktuellen Situation und Entwicklung in Datenschutz oder Arbeitssicherheit an die Hand zu geben, werden Tipps veröffentlicht, die helfen die eigenen Präsentationen ansprechend und wirksam zu gestalten, die bereitgestellten Präsentationen professionell anzupassen, allgemeine Informationen zu einer gewinnbringenden Wissensvermittlung und Tipps zu eigenen Moderation der Schulungen und Unterweisungen.
Um den Datenschutz-/Sicherheitsbeauftragten zusätzlich bei offenen Fragen zur Seite zu stehen, wird eine Redaktionssprechstunde angeboten. Hier können Fragen rund um das Thema Mitarbeiterschulungen und -unterweisungen und inhaltlichen Fragen der Schulungen und Unterweisungen gestellt werden. Einfach eine E-Mail an: content@teachtoprotect.de.
1.2 Wie kann ich Mitglied werden?
Mitglied zu werden ist ganz leicht! Sie können einfach unter www.teachtoprotect.de/kontakt/ Kontakt mit uns aufnehmen und einen Termin vereinbaren. Wir erstellen dann mit Ihnen ein individuelles Angebot, das auf Sie und Ihr Unternehmen zugeschnitten wird.
1.3 Was kostet mich die Mitgliedschaft bei TeachToProtect?
Je nach Größe und Anforderung Ihres Unternehmens haben Sie die Wahl zwischen 4 Mitgliedschaften: einer kostenpflichtigen BASIS-, PRO- PROplus-Mitgliedschaft sowie einer kostenpflichtigen ENTERPRISE-Mitgliedschaft mit unbegrenztem Zugang. Mit der ENTERPRISE-Mitgliedschaft kann die zu verwaltende Mitarbeiterzahl auf bis zu 20.000 erweitert werden.
Die Angebote können Sie hier nachlesen: https://www.teachtoprotect.de/preise/
Sie können uns auch unter www.teachtoprotect.de/kontakt/ kontaktieren und einen Termin vereinbaren. Wir erstellen dann mit Ihnen ein individuelles Angebot, das auf Sie und Ihr Unternehmen zugeschnitten wird.
1.4 An wen wende ich mich bei vertraglichen Fragen?
Sollten Sie mal eine Frage zu Ihrem Vertrag haben, können Sie sich gerne jederzeit an uns wenden. Schreiben Sie dazu gerne an eine Mail an service@teachtoprotect.de. Natürlich können Sie uns auch zwischen 08:00-18:00 Uhr telefonisch erreichen unter 0228 – 9 55 01 64.
2. Dashboard
2.1 Wie gelange ich in das Dashboard?
Das Dashboard ist Ihr Dreh- und Angelpunkt, um den Status-Quo Ihrer Schulungen und Unterweisungen einzusehen sowie Mitarbeiter anzulegen. Um in das Dashboard zu gelangen, loggen Sie sich einfach unter www.teachtoprotect.de/ ein.
2.2 Was mache ich in meinem persönlichen Dashboard?
Mit dem Klick auf „geplante Schulungen“ in der Funktionsleiste gelangen Sie zu Ihrem persönlichen Dashboard. Hier sehen Sie auf einen Blick Ihre geplanten Unterweisungen und Schulungen und den aktuellen Schulungs- und Unterweisungsstand Ihrer Mitarbeiter. Sie sehen außerdem, welche Unterweisungen oder Schulungen bereits erledigt oder überfällig sind und was demnächst geschult werden muss.
3. Materialien & Themen
3.1 Ich finde keine Materialien zu dem Thema, dass ich schulen möchte.
Wir versuchen unser Themen-Repertoire ständig zu erweitern. Manchmal kann es aber trotzdem sein, dass das gewünschte Thema noch nicht in unserer Schulungs- und Unterweisungsdatenbank enthalten ist. Sollte das der Fall sein, können Sie uns gerne eine Mail an content@teachtoprotect.de senden und wir versuchen Ihnen schnellstmöglich Ihr Wunschthema bereitzustellen.
3.2 Kann ich meine eigenen Materialien im Portal hinterlegen?
Sie können problemlos Ihre eigenen Inhalte im Portal hinterlegen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:
Nachdem Sie „Thema erstellen“ gedrückt haben, öffnet sich eine neue Ansicht. Hier können Sie den Titel Ihrer Präsentation eintragen, damit Sie alles später im Handumdrehen wiederfinden. Anschließend können Sie Ihre fertige PowerPoint-Präsentation, PDF oder Word-Datei hochladen. Auch Bilder und weitere Dateien, wie z. B. Videos, können Sie hinterlegen. Sobald Sie alle Felder entsprechend ausgefüllt haben, klicken Sie einfach auf „Thema speichern“ und schon haben Sie ein neues Unterweisungs- oder Schulungsthema angelegt.
3.3 Kann ich die Unterlagen, die ich von TeachToProtect erhalten habe, uneingeschränkt nutzen?
Die Inhalte von TeachToProtect können Sie für Ihre Unterweisungen und Schulungen im Betrieb verwenden. Die Inhalte sind ausschließlich für die eigene Verwendung durch Sie als Nutzer und nur innerhalb Ihres Unternehmens bestimmt. Eine Weitergabe an Dritte und jegliche, insbesondere kommerzielle, Verwertung ist jedoch untersagt
4. E-Learning
4.1 Was ist eine E-Learning-Präsentation?
Mit der E-Learning-Präsentation haben Sie die Möglichkeit Ihre Mitarbeiter ganz flexibel, egal von welchem Ort zu schulen. Die ausgewählten Mitarbeiter erhalten per Mail eine Benachrichtigung mit einem Einladungslink und können Die Schulung dann zu einem Zeitpunkt absolvieren, der in den jeweiligen Zeitplan passt. Das E-Learning setzt sich zusammen aus Themenvideos und -folien, die das Schulungsthema erklären. Zur Wissens- und Verständnisabfrage gehören außerdem noch einige Fragen dazu, die der Mitarbeiter beantworten muss. Das können entweder Single-Choice oder Multiple-Choice-Fragen sein. Bei erfolgreichem Abschließen des E-Learnings erhält der Mitarbeiter ein Zertifikat. Der Nachweis lässt sich auch im Nachweisarchiv abrufen.
4.2 Was passiert, wenn der Mitarbeiter das E-Learning nicht besteht?
Wenn der Einladungslink geklickt wird, hat der Mitarbeiter 3 Versuche für den Wissenstest. Sollte auch der dritte Versuch erfolglos bleiben, muss vom Organisator eine erneute Einladung verschickt werden.
4.3 Kann ein Mitarbeiter auch ohne eigene E-Mail-Adresse digital über eine E-Learning-Präsentation geschult werden?
Ja, das ist möglich. Dafür muss nur optional Ihr Account mit dem Feature „Mitarbeiterzugänge“ erweitert werden. Setzen Sie sich direkt mit unserem Vertriebsteam in Verbindung und erweitern Sie Ihren Account auf Ihre Bedürfnisse. Am besten direkt unter vertrieb@teachtoprotect.de und unter +49 228 / 8205 7123 oder vereinbaren Sie gleich einen Termin!
5. Termin anlegen
5.1 Wie kann ich einen neuen Schulungs- oder Unterweisungstermin anlegen?
Einen neuen Termin anlegen, geht in wenigen Schritten. Wählen Sie dazu im Dashboard unter „Schulungen“ den Reiter „Termin anlegen“. Es erscheint eine Maske, in der Sie auswählen können, ob es sich um eine Datenschutzschulung, Arbeitssicherheitsunterweisung oder eine eigene Präsentation handeln soll. Anschließend wählen Sie noch den Präsentationstyp aus und das gewünschte Thema.
Sie können entweder einzelne Mitarbeiter oder ganze Gruppen zu der Schulung oder Unterweisung einladen. Wie Sie einen Mitarbeiter anlegen, erfahren Sie unter Punkt 6.2, wie Sie eine Gruppe anlegen unter Punkt 7.1. Abschließend wählen Sie ein Datum aus und klicken auf „Schulungstermin anlegen“.
5.2 Kann ich auch in der Themenübersicht einen Termin anlegen?
Natürlich können Sie auch über die Themenübersicht ein passendes Thema auswählen und einen Schulungstermin anlegen. Klicken Sie dazu im Dashboard auf die Themenübersicht und es öffnet sich ein Fenster mit allen Schulungsthemen, die auf TeachToProtect zur Verfügung stehen.
Scrollen Sie durch die Themen und wählen das passende Thema aus. Nun öffnet sich die Detailansicht zu dem angeklickten Thema. Rechts oben in der Ecke können Sie wählen, ob Sie das Thema als E-Learning oder als Präsenztermin anlegen. Füllen Sie die Maske aus und klicken abschließend auf „Schulungstermin anlegen“.
Tipp: Nutzen Sie die Filter, um passende Themen auf einem Blick zu sehen. Alternativ können Sie auch über die Suchleiste ein bestimmtes Thema suchen.
6. Mitarbeiter
6.1 Was ist die Mitarbeiterübersicht?
In der Mitarbeiterübersicht sehen Sie alle Mitarbeiter, die Sie angelegt oder importiert haben. In der Tabelle können Sie nach verschiedenen Sortierungen filtern oder über die „Schnellsuche“ Mitarbeiter suchen.
6.2 Wie lege ich Mitarbeiter an?
Wenn Sie Mitarbeiter hinzufügen möchten, ist das in wenigen Schritten erledigt. Loggen Sie sich hierfür zunächst ein. Navigieren Sie im Dashboard zum Reiter „Mitarbeiter“. Als dritten Unterpunkt finden Sie dort die Funktion „Mitarbeiter anlegen“. Wählen Sie den Punkt aus und schon erscheint die Maske, in der Sie die Daten des Mitarbeiters eintragen können.
6.3 Wie importiere ich eine Mitarbeiterliste (csv-Datei)?
Mit einem Klick auf „Mitarbeiterliste importieren“ (direkt unter „Mitarbeiter anlegen“) können Sie direkt mehrere Mitarbeiter Ihrer Organisation hinzufügen. Hier können Sie entweder eine bestehende csv-Datei hochladen oder eine Datei neu erstellen. Wie das geht, erfahren Sie hier.
6.4 Kann ich bereits angelegte Mitarbeiter auch löschen?
Wenn Sie einen bereits angelegten Mitarbeiter löschen möchten, geht das in 3 einfachen Schritten. Gehen Sie dafür in den Reiter „Mitarbeiterübersicht“ und wählen den entsprechenden Mitarbeiter aus. Jetzt öffnet sich ein neues Fenster mit den Stammdaten des Mitarbeiters. Rechts oben in der Ecke sehen Sie 3 kleine Symbole. Klicken Sie auf die Mülltonne und bestätigen Sie den Vorgang. Der Mitarbeiter ist nun gelöscht.
6.5 Was mache ich, wenn ein Mitarbeiter in Elternzeit/Sabbatical/Sonstiges ist?
Dafür gibt es eine einfache Funktion: Sie können Mitarbeiter deaktivieren. Wenn Sie einen Mitarbeiter aus Ihrer aktiven Liste entfernen möchten, klicken Sie hierfür auf „Organisation“ und wählen den Mitarbeiter aus, den Sie entfernen möchten. Hier öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie die Stammdaten des Mitarbeiters einsehen können. Rechts oben in der Ecke finden Sie 3 kleine Symbole. Klicken Sie auf das „X“, um den Mitarbeiter zu deaktivieren.
7. Gruppen
7.1 Wie kann ich meine Unternehmensstruktur abbilden?
Durch die Gruppierung von Mitarbeitern zu Abteilungen/Standorten/ Tätigkeitsbereichen können Sie den Schulungs- und Unterweisungsbedarf am leichtesten abbilden. Klicken Sie hierzu auf „Gruppen“ und dann auf den Button „Gruppe anlegen“. Es öffnet sich eine Maske, in die Sie einen Gruppennamen, einen Verantwortlichen und einen Standort eintragen können. Dort können Sie auch direkt die dazugehörigen Mitarbeiter auswählen und die Schulungen und Unterweisungen, die für diese Gruppe relevant sind. Mit „Speichern“ sichern Sie Ihre Eingaben. Im Anschluss taucht Ihre neue Gruppe in der Übersicht auf. Nun sehen Sie auf einen Blick, wie der Schulungsstand ist und welche Schulungen noch anstehen.
7.2 Was ist die Gruppenübersicht?
In der Gruppenübersicht sehen Sie alle Gruppen, die Sie bereits erstellt haben. Mit Klick auf einzelne Gruppen öffnet sich ein neues Fenster mit den Stammdaten sowie den Mitgliedern der Gruppe und ggf. die Schulung, die Sie der Gruppe schon zugeordnet haben.
8. Nutzerverwaltung
8.1 Kann ich mit mehreren Kollegen im Portal arbeiten?
Wenn Sie das Portal mit mehreren Kollegen nutzen möchten, können Sie dies in wenigen Schritten: Klicken Sie zuerst auf „Mein Account“ und wählen dann „Nutzerverwaltung“ aus. Über die Schaltfläche „Neuen Nutzer anlegen“ können Sie Kollegen direkt hinzufügen.
Geben Sie dann einfach die Daten ein und wählen zwischen Admin und Nutzer, je nachdem, wie viele Rechte Ihr Kollege haben soll. Admins dürfen alles einsehen und verwalten. Nutzer hingegen können nur die eigenen Gruppen einsehen und bearbeiten. Sie können anschließend die Daten und Rechte nachträglich noch anpassen oder den Nutzer wieder löschen. Der eingeladene Nutzer erhält eine E-Mail zu seinem Account und kann sich ein Passwort festlegen.
9. Mandantenfähigkeit
9.1 Lassen sich auch mehrere Standorte über einen Account verwalten? (Mandantenfähigkeit)
Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Firmen und Kunden oder Mitarbeiter mit mehreren Standorten verfügt, so können diese ebenfalls in der Enterprise-Version angelegt werden. So haben Sie oder der externe Berater die Möglichkeit, Ihre Kunden oder Standorte über ein zentrales System zu verwalten und alle Schulungen gebündelt zu managen.
Hinweis: Wir stellen Ihnen mit TeachToProtect eine Anwendung auch zur Verarbeitung personenbezogenen Daten durch Sie zur Verfügung, soweit Sie die entsprechenden Funktionen nutzen. Wir führen keine Tätigkeiten in Bezug auf solche personenbezogenen Daten aus. Für die Zulässigkeit der Verarbeitung von Daten durch Sie mittels TeachToProtect insbesondere im Verhältnis zu den betroffenen Personen sind Sie verantwortlich. Bitte stellen Sie sicher, dass insbesondere eine Rechtsgrundlage gegeben ist und die betroffenen Personen transparent informiert sind.
10. Dokumentation
10.1 Wie kann ich die Unterweisungen und Schulungen rechtssicher dokumentieren?
Ist eine Unterweisung oder Schulung erledigt und Sie möchten nun einen Nachweis hochladen, können Sie über in der Funktionsleiste die Funktion „Nachweis hochladen“ auswählen. Im erscheinenden Pop-up wählen Sie einfach die entsprechende Unterweisung oder Schulung aus und laden über den Explorer den Nachweis hoch. Alternativ können Sie Ihre Nachweise auch einfach im Nachweisarchiv hinterlegen. Navigieren Sie sich über die Funktionsleiste zum „Nachweisarchiv“. Dort sehen Sie alle Unterweisungen und Schulungen aufgelistet. Überall, wo Sie noch keinen Nachweis hochgeladen haben, können Sie jetzt Ihren Nachweis hochladen.
Tipp: Im Ernstfall haben Sie auf diese Weise alle Nachweise griffbereit.
11. Technik
11.1 Was mache ich, wenn ich ein technisches Problem habe?
Sollte mal irgendetwas nicht so funktionieren, wie eigentlich gedacht, können Sie sich natürlich immer an uns wenden. Wir suchen dann schnellstmöglich nach einer Lösung für Ihr Problem. Schreiben Sie einfach an technik@teachtoprotect.de und wir kümmern uns schnellstens um Ihr Problem, damit Sie TeachToProtect wieder wie gewohnt nutzen können.
12. Widerruf & Kündigung
12.1 Wie kann ich meine Mitgliedschaft bei TeachToProtect widerrufen oder kündigen?
Für uns steht Qualität an oberster Stelle. Wir versuchen stets sicherzustellen, dass wir dir Inhalte in gleichbleibender Qualität zur Verfügung stellen. Dabei setzen wir hohe Standards an. Solltest du trotzdem einmal nicht zufrieden sein, kannst du dich natürlich jederzeit per Mail an service@teachtoprotect.de wenden und dein Anliegen schildern oder den Bezug von TeachToProtect kündigen bzw. widerrufen. Natürlich kannst du uns auch telefonisch erreichen unter 0228 – 9 55 01 64.
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